Databáze SIMAR


Přednostním zájmem SIMARu, sdružení agentur pro výzkum trhu a veřejného mínění, je kvalita prováděných výzkumů a validita jejích závěrů. Proto SIMAR dbá i na trvalou kontrolu dodržování přijatých kvalitativních standardů. Pro klienty je tím dána záruka skutečně objektivních a využitelných závěrů.

Nástroje ke kontrole kvality


Kontrola se uskutečňuje přednostně již v působnosti agentur. K tomu agentury vedle dalších metod využívají i nástroje, zabezpečované SIMARem a využitelné všemi členy. Jsou to databáze údajů, nezbytných ke kontrole dodržení kritérií, daných kvalitativními standardy pro výběr respondentů k účasti ve skupinových a individuálních rozhovorech i kritérií práce tazatelů.

Rozsah databází SIMAR


SIMAR v současné době disponuje následujícími databázemi:

  • A - účastníci skupinových rozhovorů (Focus group) a individuálních hloubkových rozhovorů (in-depth interview)
  • B - opakovaně chybující tazatelé


Podmínky pro práci s databázemi


Při vytváření a využívání obou databází jsou respektována ustanovení příslušného článku zák.č.101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, Stanovy sdružení a také další zásady, přijaté členy SIMARu, zejména Etické zásady oboru, Kvalitativní standardy SIMAR, z nich pak zejména standard pro tazatelské sítě a pro kvalitativní výzkum, vč. příslušných zásad EFAMRO.

Vstup do databází je určen výhradně pro členy SIMAR, kteří se zavázali dodržovat všechna příslušná ustanovení pro práci s nimi a umožňují také kontrolu dodržování stanovených podmínek. Za správnost, úplnost a věcnou podloženost údajů pro obě databáze je zodpovědná agentura, a to prostřednictvím jmenovitě určeného konkrétního pracovníka. Veškeré podklady, které správnost zadávaných údajů potvrzují, jsou v agentuře řádně doloženy a pro případnou následnou kontrolu SIMARem, či jiným příslušným, např. státním orgánem jsou ihned k dispozici.
Jakékoliv porušení zásad, stanovených pro práci s databázemi, opravňuje SIMAR - při vědomí důvěrnosti celé agendy - k okamžitému vyloučení chybující agentury z využívání systému, a to bez jakékoliv náhrady. Náklady na vstup a provoz, popř. úpravy programu i náklady kontroly plnění zásad pro využití databází pro členy SIMARu jsou již součástí vstupního členského příspěvku a ročního příspěvku členů na služby.


Podmínky pro možnost vstupu dalších zájemců - nečlenů SIMAR, stanoví valná hromada. Základním požadavkem je garance agentury za dodržení všech stanovených
postupů a zabezpečení možnosti kontroly jejich dodržování, dále pak alikvotní podíl na finančním zabezpečení. Konkrétní podmínky pro zájemce za řad agentur mimo SIMAR jsou uvedeny v závěru tohoto standardu.


Podmínky využívání databází SIMAR


Členství v SIMARu opravňuje k využití databází při respektování následujících podmínek:

1. Metodické řízení, stanovení podmínek pro vstup a dodržování postupů i rozsah kontroly využití databází stanoví SIMAR. Řídící - administrátorské vstupy má pouze určený pracovník SIMARu. Technické otázky spojené s provozem databáze řeší IPSOS TAMBOR, který je na základě pověření SIMARu provozovatelem. V případě vstupu nečlenských agentur se vstupní příspěvek a úhrada na provoz od nečlenských agentur dělí rovným dílem mezi SIMAR a IPSOS TAMBOR.

2. S databází pracují pouze pracovníci, jmenovitě určení příslušnou členskou agenturou, kteří mají oprávnění získané po absolvování instruktáže a po přidělení vstupního kódu.

3. Určený pracovník je povinen absolvovat instruktáž, zabezpečovanou IPSOS TAMBOR. Poté obdrží osobní vstupní kód rozlišený pro Vkladatele nebo Kontrolora, což umožňuje dle typu pouze vkládat, nebo v databázi také kontrolovat a porovnávat dříve vložené potřebné údaje.

4. Každý určený pracovník po absolvování instruktáže písemně potvrdí :
převzetí osobního vstupního kódu, který je nepřenosný,
dodržování určených postupů pro práci s databázemi ve stanoveném rozsahu,
zaváže se k mlčenlivosti o skutečnostech z práce s databázemi, a to i po skončení práce s nimi.

5. Při personální změně musí nově uvažovaný (náhradní) pracovník osobně absolvovat instruktáž a získat osobní vstupní kód. Požadavek na případnou změnu a provedení instruktáže předává agentura do SIMARu v potřebném časovém předstihu. Instruktáž se uskutečňuje při dostatečném počtu účastníků.

6. Aktuální přehled pracovníků a jim přidělených kódů je výhradně v SIMARu a ten zajistí utajení před dalšími subjekty.

7. Vkladatelé ani Kontroloři nemohou ovlivnit obsah již vložených údajů. Tuto pravomoc má pouze Administrátor. Pokud je změna odůvodněná, obrací se na Administrátora. Rovněž tak i s případnými náměty či připomínkami, pokud se nejedná o technické otázky, které řeší přímo provozovatel.

8. Databáze jsou dostupné po vstupu na webové stránky SIMARu, část Jen pro členy (nutný password).



Obsah databází a možnosti jejich využití


A - Účastníci skupinových rozhovorů (FG) a individuálních hloubkových rozhovorů (s výjimkou expertních rozhovorů)

Obsah databáze
Soubor obsahuje přehled účastníků skupinových a individuálních hloubkových rozhovorů (ne však expertních), uskutečněných v členských agenturách v předchozích 6 měsících. Úplnost souboru je závislá na odpovědnosti agentur průběžně zadávat úplné údaje o obsazení skupin a rozhovorů respondenty. Je zadáváno 8 prvních čísel z rodného čísla skutečných účastníků skupinových a individuálních hloubkových rozhovorů bez jakýchkoliv dalších identifikačních znaků ve formátu EXCEL. Program umožňuje vkládat údaje buďto jednotlivě, nebo v souborech, při respektování formátu zadávání.
.
Využitelnost databáze
Soubor umožňuje vkládat nové údaje a porovnat shodu obsahu databáze s nově zadávaným údajem. Umožňuje toto porovnání pouze z údajů z předchozích 6 měsíců, protože po 6 měsících od vložení údaje je tento údaj z databáze programem automaticky vymazán. Jedná se v zásadě o realizaci podmínky účasti na skupinovém rozhovoru nebo individuálním hloubkovém rozhovoru maximálně 1x za 6 měsíců.

Omezení využitelnosti
Vzhledem k rozsahu vloženého údaje může docházet ke shodě s jiným údajem bez toho, že by se jednalo o tutéž osobu. Tuto nevýhodu však v současné době s ohledem na striktní podmínky ochrany osobních dat nelze eliminovat. V takovém případě závisí na agentuře, jak zváží použití získané informace a její použití ve spojení s dalšími okolnostmi případu (specifičnost obsahu FG atd.).

Možnosti řešení
Je žádoucí zvážit v následujícím období možnost doplnit vkládaný údaj číselnou šifrou přiřazenou agentuře, což by následně umožnilo nesprávnou shodu téměř vyloučit a dodržet podmínku ochrany osobních údajů. Možnost provedení takové úpravy zváží provozovatel. Agenturyjsou povinny všechny účastníky FG a individuálních hloubkových rozhovorů řádně evidovat dle předpisů o odměňování a proto je možné následně shodu vcelku jednoznačně vyloučit.




B - Opakovaně chybující tazatelé


Databáze je pro následné praktické využití členěna na dvě části :

B - 1 tazatelé
B - 2 rekrutátoři účastníků skupinových a individuálních hloubkových rozhovorů

Obsah databáze
V části databáze B - 1 jsou vedena základní data tazatelů výzkumných projektů agentur, kteří se dopouštěli opakovaně zásadních nedostatků při provádění tazatelských prací a prací při výzkumných projektech a i přes upozornění dále chybovali.

Databáze eviduje celé jméno tazatele a místo jeho bydliště nebo působiště, neobsahuje ale bližší identifikaci (ulice, č.domu atd.).
V části B - 2 jsou data obdobného rozsahu, týkající se tazatelů-rekrutátorů, kteří se opakovaně dopouštěli chyb při náboru účastníků skupinových a individuálních hloubkových rozhovorů, ať již porušením kriterií výběru, vytvářením soukromých „panelů“ účastníků nebo jiných chyb a podvodů.

Využitelnost databáze
Databáze je využitelná především při výběru nových tazatelů a umožňuje vyloučení těch, kteří se hlásí k přijetí poté, kdy v jiné agentuře selhali. Jedná se také o prevenci obecně nežádoucích jevů ve výzkumné praxi (např. soukromé panely) a vyloučení pro výzkumnou praxi nevhodných subjektů, tedy zkvalitnění práce při sběru dat.

Omezení využitelnosti a možnosti řešení
Stávající rozsah evidovaných údajů v některých případech může omezovat operativní využití.
Tomu lze předejít doporučovaným doplněním údajů o identifikaci vkládající agentury. Tam je pak možné v odůvodněných případech zjistit i bližší důvody zařazení a tím předejít nejen značným finančním ztrátám, především však morálním ztrátám image agentury. Dosud není v odpovídající míře využíváno. K přidělení identifikačního znaku agentury je oprávněn pouze Administrátor SIMARu.




Kontrola dodržování podmínek práce s databázemi SIMAR


Běžnou kontrolu dodržování kvalitativních standardů SIMAR průběžně provádějí členské agentury. Kontrola SIMARem se provádí buď na vyžádání člena, klienta člena nebo z rozhodnutí SIMARu, a to zejména v případech zvláštního zdůvodnění (opakovaná stížnost, pochybnosti klienta o kvalitě atd.)
Kontrolu respektování postupů při práci s databázemi je nezbytné provést alespoň 1x ročně v každé z členských agentur, popř. i v agentuře nečlenské, které byl vstup do databáze/databází umožněn.

Zaměření kontroly
Kontrola se zaměří na ověření plnění kvalitativního standardu pro tazatelské sítě, standardu pro kvalitativní výzkum a Pokynu SIMARu pro databáze, zejména :
  • úplnost vkládání dat do databáze účastníků FG, resp. individuálních hloubkových rozhovorů - porovnání počtů FG (IDI) s počtem vložených dat
  • úplnost a průkaznost zdůvodnění pro vložení do databáze účastníků FG (IDI) - namátkově minimálně 5 zadání
  • věcná správnost a úplnost podkladů pro zdůvodnění k zařazení do databáze opakovaně chybujících tazatelů
  • vedení evidence tazatelů, hodnocení práce tazatelů

Provedení kontroly
Kontrolu provádí nezávislá kontrolní skupina pověřená SIMARem (2 pracovníci), doplněná pracovníkem kontrolované agentury.


O zjištěních z provedené kontroly včetně termínovaných návrhů na opatření se vypracuje zápis podepsaný členy kontrolní skupiny. Se zápisem je seznámeno vedení agentury a předsednictvo SIMAR.
Po projednání v předsednictvu SIMAR je se závěrem sdružení k provedené kontrole seznámen také iniciující subjekt (klient agentury, stěžovatel atd.).




Doplňující podmínky pro zájemce o využívání databází z řad agentur mimo SIMAR


Možnost využití databází i pro nečleny SMAR s účinností od 1.9.2007 schválila valná hromada v průběhu června 2007. Doplnila podmínky, uváděné v předchozí části tak, že

1. zájemce o vstup uzavře se SIMARem dohodu, v níž se zaváže garantovat dodržení všech ustanovení jak pro práci s databází/databázemi, tak i příslušných kvalitativních standardů a respektování zákona o ochraně osobních údajů

2. před zahájením spolupráce je nezbytné uskutečnit ověření, zda podmínky pro dodržení zásad jsou v agentuře zajištěny. Kontrolu provede nezávislá, SIMARem určená, pracovní skupina. Obsah kontroly je obdobný, jako je uveden výše.
Kontrolou se ověřují podmínky i po zahájení spolupráce, a to maximálně 1x ročně, nebo operativně při řešení případných stížností či připomínek.

3. nečlenská agentura uhradí
a) před zahájením spolupráce vstupní jednorázový poplatek ve výši Kč 5000.- + DPH
b) roční provozní náklady za využívání obou databází ve výši Kč 5000,- + DPH, v případě zapojení se v průběhu kalendářního roku pak hradí alikvotní část z roční úhrady provozních nákladů

4. stanovila sankční opatření :
při nesplnění stanovených podmínek ad 1) či ad 2) nebo v případě zjištění oprávněné stížnosti na postup agentury, související s využíváním databáze, je okamžitě ukončena spolupráce s agenturou bez možnosti vrácení již uhrazených částek,
při ukončení spolupráce po předchozí informaci končí spolupráce poslední den měsíce následujícího po informaci a agentuře bude vrácena alikvotní část z roční úhrady provozních nákladů.

Platnost standardu od 1. 9. 2007.

Schváleno předsednictvem SIMAR dne 11. června 2007 a následně 1. srpna 2007.

Tento doporučený kvalitativní standard byl potvrzen valnou hromadou SIMAR (formou per rolam) v průběhu června 2007.